Als u voor (een deel van) uw debiteuren een controlelijst heeft gegenereerd (menupad [Financieel, Debiteuren, Betalingsherinneringen, Controlelijst]), kunt u via de functie [Financieel, Debiteuren, Betalingsherinneringen, Afdrukken] de gewenste herinneringen selecteren en afdrukken. De verstuurde herinnering wordt als document opgeslagen in de administratie.
Sectie Uitvoer
Herinneringsdatum
De datum die u hier opgeeft, wordt afgedrukt op de herinneringslay-out. Tevens heeft deze datum invloed op de te herinneren posten. Als de vervaldatum van een openstaande post voor de herinneringsdatum valt, wordt deze meegenomen. Als de vervaldatum na de herinneringsdatum valt, wordt deze niet meegenomen.
Sectie Debiteurenselectie
Soort
U kunt hier een soort selecteren. Het soort is gedefinieerd voor de debiteur in het onderhoud debiteuren. Als u hier een soort selecteert, worden alleen herinneringen afgedrukt voor debiteuren van dit soort.
Classificatie...
Als u gebruik maakt van debiteurenclassificaties, kunt u hier op dezelfde wijze opgeven voor welke classificaties de herinneringen moeten worden gegenereerd. Alle debiteuren met de classificaties die zijn geselecteerd worden afgedrukt op de betalingsherinnering.
Moederbedrijf
Bij het onderhoud van een debiteur kunt u op het tabblad 'Financieel' en bij het onderhoud van een relatie op het tabblad 'Marketing' een moederbedrijf koppelen. Op deze wijze geeft u de moeder-dochter relatie tussen deze bedrijven aan. Bij het afdrukken van de betalingsherinneringen kunt u middels deze velden een selectie maken op een moederbedrijf of een reeks moederbedrijven. Op deze wijze kunt u de betalingsherinneringen afdrukken per moederbedrijf en de hieraan gekoppelde dochterbedrijven. U kunt hier alleen moederbedrijven van het type 'Debiteur' selecteren. Bij het afdrukken wordt iedere relatie op een aparte pagina afgedrukt.
Debiteur
Hier kunt u een selectie uit uw debiteurenbestand opgeven. Gebruik de toets <F5> of het vergrootglas om een lijst van beschikbare debiteuren te openen. Standaard is 'Alle' geselecteerd.
Inclusief: Debiteuren met credit saldo
De optie 'Inclusief: Debiteuren met credit saldo' geeft u de keuze of u ook debiteuren wilt herinneren met een credit saldo. Als u deze optie aanvinkt worden zowel de debiteuren met een positief saldo als met een negatief saldo (dus: credit saldo) weergegeven. Als de optie niet is aangevinkt zullen alleen debiteuren worden weergegeven met een positief saldo.
Taal
Indien u heeft gekozen voor 'Geavanceerd' ziet u dit veld. Met deze optie kunt u op taal selecteren. Dit is erg handig als u gebruikmaakt van verschillende talen in uw herinneringslay-outs.
Relatiemedewerker
Met deze optie kunt een relatiemedewerker selecteren. Alleen betalingsherinneringen voor openstaande posten van deze relatiemedewerker worden afgedrukt.
Sorteren op
U kunt de volgorde van de betalingsherinneringen bepalen door een sortering aan te geven. U heeft de volgende mogelijkheden om op te sorteren:
- Debiteur
- Naam
- Adres
- Postcode
- Plaats
Sorteervolgorde openstaande post
U kunt het overzicht van betalingsherinneringen sorteren op Factuurnummer of op Factuurdatum. Het overzicht wordt aan de hand van deze selectie gesorteerd.
Verzendmethode
Met deze optie kunt u een selectie maken op de verzendmethode van de
relatie. Alleen de herinneringen voor de relaties waarbij deze
verzendmethode is geselecteerd, worden getoond.
Sectie Openstaand
Met de knop 'Geavanceerd' onderin het scherm kunt u een aantal kunt u over een aantal geavanceerde selectiecriteria beschikken.
Traject
Hier kunt u kiezen tussen 'Vervaldatum' of 'Factuurdatum', met vervaldatum kunt u opgeven wanneer de vervaldatum is, middels factuurdatum kunt u de facturen selecteren tussen deze periode.
Verv. dat. (Vervaldatum) / Factuurdatum
Afhankelijk van wat u bij 'Traject' heeft geselecteerd kunt u hier een selectie maken op de vervaldatum of de factuurdatum van de openstaande posten. De vervaldatum/factuurdatum die u hier op geeft dient voor de herinneringsdatum te vallen (die u bij het veld 'Herinneringsdatum' heeft opgegeven). Wanneer u een datum opgeeft die na de herinneringsdatum valt worden er alleen herinneringen afgedrukt mits er één of meerdere posten zijn waarbij de vervaldatum/factuurdatum binnen het opgegeven traject valt EN die voor de herinneringsdatum valt.
Betalingsconditie
Met deze optie kunt u een selectie maken op een betalingsconditie. Alleen de openstaande posten waarbij deze betalingsconditie is gebruikt worden getoond.
Aant. dgn na laatste herinn.
Hier kunt u een minimumwaarde opgeven voor het aantal dagen gedurende welke een debiteur geen herinnering heeft gehad. Zo kunt u voorkomen dat een debiteur die u gisteren een herinnering heeft gestuurd, er vandaag weer een krijgt (in combinatie met het veld 'Datum laatste betalingsherinnering).
Datum laatste betalingsherinnering
U kunt met deze optie bepalen hoe betalingsherinneringen verstuurd worden, per 'Openstaande Post' of per 'Debiteur'. Als u kiest voor 'Debiteur', wordt gekeken wanneer de laatste herinneringsdatum is geweest voor de debiteur. Afhankelijk van het aantal dagen ingevoerd in het veld 'Aant. dgn na laatste herinn.', wordt wel of geen herinnering afgedrukt. Als u kiest voor 'Openstaande post', wordt per openstaande post in combinatie met het veld 'Aant. dgn na laatste herinn.' bepaald of een herinnering wordt afgedrukt. In dit scenario kan het dus voorkomen dat een debiteur wordt herinnerd voor een post, terwijl hij een dag eerder ook is herinnerd, maar toen voor een andere openstaande post.
De volgende velden zijn beschikbaar indien u voor 'Geavanceerd' heeft gekozen.
Lay-out...
Hier kunt u de reeds gebruikte betalingsherinnering lay-outs opgeven waarbinnen de openstaande posten vallen. Als u op deze knop klikt, wordt een selectiescherm geopend, waarin u een selectie kunt maken uit uw herinneringslay-outs. De openstaande posten die in het verleden zijn afgedrukt op de geselecteerde lay-out worden getoond. Bij het maken van een selectie wordt gekeken naar de lay-out die het laatst gebruik is en niet naar de lay-outcode die is opgegeven voor de openstaande post. De lay-outcode bepaalt namelijk welke lay-out voor de eerstvolgende herinnering wordt gebruikt.
Voorbeeld:
De laatste herinnering is afgedrukt met lay-out 2. Via de wijzigfunctie heeft u het veld 'lay-out' gewijzigd naar 7. Bij het maken van de selectie dient u in dit geval lay-out 2 te selecteren. Dit is immers de lay-out die het laatst gebruikt is voor het afdrukken van de herinnering. Bij het afdrukken wordt lay-out 7 gebruikt. Dit betreft de lay-outcode die u heeft aangegeven bij de openstaande post als de eerstvolgende te gebruiken lay-out.
Na het definitief afdrukken van de herinnering wordt de lay-outcode met 1 opgehoogd terwijl de laatste herinnering wordt gevuld met lay-out waarmee de laatste herinnering is afgedrukt. De lay-outcode wordt in dit geval 8. Terwijl de laatste lay-out nu 7 is geworden.
Minimumbedrag
Hier kunt u een minimum bedrag opgeven waaraan de getoonde gegevens dienen te voldoen.
Maximumbedrag
Hier kunt u een maximum bedrag opgeven waaraan de getoonde gegevens dienen te voldoen.
Scenario
Als u bij het onderhoud debiteuren verschillende scenario's heeft opgegeven en op 'Geavanceerd' klikt, wordt dit scherm weergegeven. U kunt hier selecteren op scenario.
Geblokkeerde posten meenemen
Als u posten geblokkeerd heeft, zullen ze niet standaard worden meegenomen bij het afdrukken van herinneringen. Als u 'Geblokkeerde posten meenemen' aanvinkt, worden geblokkeerde posten ook meegenomen. Een openstaande post kunt u blokkeren via het termijnenscherm.
Voeg incassoposten toe
Als u deze optie aanvinkt, worden ook openstaande posten van het type 'Incasso' herinnerd.
Rentepercentage
Als u een rentepercentage wilt berekenen over de openstaande posten van de betalingsherinnering, kunt u dat percentage hier opgeven. Een percentage van bijvoorbeeld 5% geeft u op als 5,00. Meer informatie over rentepercentages en de aanpassing van de herinneringslay-out hieraan vindt u in Hoe kan ik een betalingsherinnering maken waarop ook rente berekend wordt?